Upravljanje vremenom:
ČESTO STE U VREMENSKOJ STISCI I NE MOŽETE DISATI OD POSLA!??
POD KONSTANTNIM STE STRESOM!?!
NE MOŽETE ODVOJITI POSLOVNI OD PRIVATNOG ŽIVOTA!??
Ukoliko vas muče ovakva ili slična pitanja, imate problem s vremenom odnosno upravljanjem vremenom (eng. time management), te je za vas od osobite važnosti da pažljivo pročitate tekst koji slijedi.
Siguran sam da kada govorimo o vremenu, svi mi možemo reći da smo već čuli onu poznatu izjavu: «Život je prekratak». Koliko smo pak puta u svom životu izjavili: «Nemam vremena za to, možda neki drugi put?» Zacijelo nebrojeno puta, često ne promišljajući o tome organiziramo li si svoje vrijeme dovoljno kvalitetno.
Koliko puta smo prezaokupljeni poslom propustili neke male, no uistinu važne stvari koje u životu puno znače (npr. doći djetetu na rođendansku proslavu ili jednostavno provesti dan uz najbliže)? Zacijelo nebrojeno puta, često ne promišljajući o tome organiziramo li si svoje vrijeme dovoljno kvalitetno.
Koliko smo puta željeli učiniti nešto (npr. naučiti klizati), no nismo stigli jer si to nismo postavili kao prioritet i jednostavno smo rekli: «Nemam za to vremena!» Zacijelo nebrojeno puta, često ne promišljajući o tome organiziramo li si svoje vrijeme dovoljno kvalitetno.
Potpuno sam siguran da se svatko od nas barem jednom u životu našao u sličnoj situaciji, jednostavno preskačući ili zanemarujući neke stvari, koje su često važnije od onih kojima je bio trenutačno zaokupljen. Razlog je tome što prosječan čovjek vrijeme ne koristi i planira adekvatno, te uz sav svoj napor i trud često ne stigne obaviti uistinu važne stvari.
U svakodnevnom životu susrećemo i upoznajemo mnoge ljude za koje uviđamo da su poprilično neodgovorni i neorganizirani, da se ne drže dogovorenog, da kasne na sastanke ili da su jednostavno nepouzdani. Zacijelo se i svi mi nađemo u situaciji da nešto ne stignemo obaviti ili da nešto ne obavimo u roku. No, dok se u svakodnevnom životu takve stvari još i mogu tolerirati, u poslovnom životu stvar je u potpunosti drugačija.
Uistinu je zadivljujuće da se slične stvari događaju i osobama zaposlenim u menadžmentu, osobama koje upravljaju poduzećima i odlučuju o sudbinama na stotine ljudi. Naravno, teško je povjerovati da i u menadžmentu ima osoba koje su neodgovorne, nedisciplinirane i neorganizirane, ali moramo priznati da u poslu često srećemo ljude na vodećim funkcijama za koje bi mogli reći da posjeduju spomenute osobne karakteristike. Osim toga, opće je poznata činjenica, da je vlastita neorganiziranost i nediscipliniranost u upravljanju sobom i svojim vremenom, česta boljka mnogih menadžera.
Upravo iz razloga učinkovitog i produktivnog upravljanja vlastitim vremenom, u posljednjih je dvadesetak godina zamisao o vremenu kojim se može svjesno upravljati doživjela pravi procvat, posebno u razvijenim zapadnim zemljama. Glavna postavka cijele teorije vrlo je jednostavna: «Čovjek današnjice ne zna učinkovito upravljati svojim vremenom, a to ga sprečava da maksimalno učinkovito i produktivno iskoristi svoje poslovne i ljudske kapacitete.»
Na navedenim temeljima razvila se ideja o «time managementu» odnosno učenje o svjesnom upravljanju vremenom s ciljem da se svakoj osobi, a posebno prezaposlenim menadžerima, omogući da u poslu budu što učinkovitiji i produktivniji, a da istodobno nađu vremena za svoj privatan život, te da ga prestanu poistovjećivati s poslom. Naime, u višegodišnjoj je praksi dokazano da se usvajanjem znanja iz upravljanja vremenom čovjekovi kreativni i radni kapaciteti mogu utrostručiti. Navedenu činjenicu nikako nije za zanemariti, posebno ukoliko smo svjesni činjenice da je vrijeme nepovratno i da se gotovo uvijek možemo naći u stisci s vremenom.
Upravljanje radnim vremenom trebalo bi za menadžera imati dva cilja: prvi, preklapanje s radnim vremenom ostalih zaposlenika i drugi, minimalizacija prekovremenog rada i odvajanje poslovnog od privatnog života. Dakako, sve to uz poštivanje fleksibilnosti koju diktiraju potrebe i želje kupaca.
Naime, djelotvoran menadžer je svjestan da je vrijeme ograničavajući činitelj. Granice rezultata svakog procesa određuje najoskudniji resurs koji u njemu sudjeluje, a to je vrijeme. Usprkos toj činjenici, menadžer, a pogotovo vodeći, ne treba registrirati radno vrijeme, te dolaziti na posao i odlaziti s posla "rame uz rame" s ostalim radnicima, no važno je stvarati atmosferu u kojoj se osjeća da je on tu prije i poslije svih ostalih. Naprotiv, štetno je ako menadžer, iz samo njemu znanih razloga, dolazi na posao kasnije, a odlazi ranije. Navedena situacija na ostale zaposlene zna djelovati poprilično demotivirajuće i razočaravajuće.
Zbog prirode svojih poslova menadžer naprosto ne može izbjeći duže radno vrijeme od ostalih zaposlenika, ali on ga može i treba minimalizirati, ako zbog ničeg drugog, onda radi vlastitog zdravlja i stvaranja atmosfere u kojoj se radno vrijeme cijeni i racionalno koristi. Pogotovo je pogubno, ako menadžer svoju važnost i veličinu mjeri količinom papira, sastanaka i vremena koje provodi u poduzeću.
Svaki čovjek, pa tako i menadžer, prije svega mora biti svjestan svojih afiniteta i sposobnosti kojima raspolaže. Svjesnost istog može mu otvoriti put putem kojeg on može tražiti u sebi ono što ga najviše u životu privlači, ono što bi u životu želio ostvariti. Ostvarenje čovjeka kroz ciljeve i želje za njegov život je vrlo bitno. Prilikom traženja svojih životnih ciljeva, čovjek bi si trebao postaviti pitanje: "Što ja zapravo želim od života i što u životu želim postići?"
Svakodnevnim preispitivanjem i kreativnim procesima putem kojih se pretresa vlastita unutrašnjost, slika kojoj čovjek istinski teži s vremenom će se ostvariti. Isto se tako tijekom tog procesa može dogoditi, da se ne ostvare težnje koje je čovjek smatrao svojim istinskim težnjama. U tom slučaju, to ionako nisu bile istinske težnje, jer da jesu one bi se ostvarile, a slika njihove realizacije bi čovjeku bila jasna. Pritom je bitno naglasiti da sve što se čovjeku u životu ne ostvaruje, to nikada nije ni postojalo niti je bilo realno.
Ništa u životu nije toliko važno koliko je važno ostvarenje čovjekove ciljne strukture. Naime, svaki čovjek nosi u sebi duboku viziju svakog aspekta života, od aspekta svoje egzistencije do određenog aspekta duhovnog života. Upravo zato će se svatko kretati i živjeti svoj život u onoj mjeri u kojoj mu to njegova unutrašnjost nalaže. Tu ne postoje niti kriteriji niti rangiranja.
Upravo zbog tog razloga, bitno je život proživjeti na način koji to mi želimo i učiniti sve što smo u životu planirali. Upravljanje vremenom svakako nam može pomoći u tome, te se stoga uvelike isplati savladati osnove upravljanja vremenom, ako ne zbog svoje obitelji, prijatelja ili bližnjih, onda zbog vlastite dobrobiti, životnog zadovoljstva, te fizičkog i mentalnog zdravlja.
Ovim putem navodimo nekoliko zanimljivih činjenica, skupljenih u SAD - u od strane dr. Donalda E. Wetmora, koji je u svojoj dugogodišnjoj predavačkoj praksi napravio preko 2000 prezentacija na temu upravljanja vremenom i osobne produktivnosti:
- prosječna zaposlena osoba provede manje od 2 minute dnevno kvalitetno komunicira sa svojim partnerom
- prosječna zaposlena osoba provede manje od 30 sekundi u kvalitetnoj komunikaciji sa svojim djetetom
- 80% zaposlenih ne želi ići na posao u ponedjeljak ujutro, dok petkom taj postotak pada na 60%
- prosječna osoba upotrebljava 13 različitih metoda za kontrolu i upravljanje svojim vremenom
- prosječnu osobu se prekida svakih 8 minuta, što predstavlja oko 7 prekida na sat i 50-60 prekida na dan. Prosječan prekid traje 5 minuta, što sveukupno iznosi 4 sata ili 50% prosječnog radnog dana. 80% navedenih prekida je rangirano kao prekidi male ili nikakve vrijednosti, što znači da nepovratno gubimo prosječno 3 sata na dan
- 95% knjiga naručeno je od 5% populacije. 95% naručenih edukativnih knjiga, video i audio vrpci, nikada nisu upotrebljeni.
- za uistinu krucijalne i važne stvari, u prosječnom se radnom danu potroši samo 20% radnog vremena, dok se 80% radnog vremena potroši na stvari i poslove od manje važnosti ili nikakve važnosti
- u posljednjih 20 godina radno vrijeme se povećalo za 15%, dok se vrijeme za odmor smanjilo za 33%
- neorganizirana papirologija i pretrpan stol prosječno nam kradu 1 i pol sat radnog vremena svaki dan
- prosječna brzina čitanja jest 200 riječi u minuti. Prosječna zaposlena osoba čitajući provede 2 sata na dan. Tečaj brzog čitanja poboljšava čitanja do 400 riječi u minuti i tako nam štedi 1 sat svaki dan
- 90% novih članova fitness klubova, prestaju biti članovi unutar prvih 90 dana
- 40% zaposlenih preskače doručak, 39% preskače ručak, a od onih koji uzimaju pauzu za ručak, 50% objeduje 15 minuta ili manje
- prosječni radnik šalje i prima oko 190 poruka na dan
- potrebno je približno 30 dana da uvedemo novu psihičku ili emocionalnu naviku
- prosječni čovjek gleda televiziju 28 sati na tjedan
- ljutiti i stresni ljudi posjeduju dvostruko veći rizik od srčanog napada
- 25% bolovanja koristi se zbog toga što su ljudi stvarno bolesni, ostalih 75% bolovanja se koristi iz drugih razloga
- svaki treći radnik mijenja posao svake godine
- svaki peti čovjek seli se svake godine
- 70% zaposlenih žele imati vlastiti posao
- 75% zaposlenih se žali da su umorni
- prosječni zaposleni spava 7 sati
- 80% kriza u upravljanju se može spriječiti
- najmoćnija riječ u «time managementu» jest «NE»
- dobri upravljači vremenom ne daju svoje vrijeme onome tko ga zahtijeva, nego onome tko ga zaslužuje
- 70% poslovnih ljudi upotrebljavaju «učini to» liste, gdje unose ono što moraju učiniti, ali samo 5% u istu listu unose i ono što stvarno žele učiniti
- uobičajeno treba dvostruko više vremena za dovršenje zadatka od onog što smo prvotno mislili
- 1 sat planiranja uštedjeti će 10 sati rada
- prosječna osoba danas prima više informacija u jednom danu, nego što je prosječna osoba primala prije 100 godina u cijelom životu
- čovjek zadržava i pamti 10% od onog što pročita, 20% od onog što čuje, 30% od onog što vidi, 50% od onog što vidi i čuje, 70% od onoga što kaže i 90% od onoga što učini
- pola onoga što znamo danas, nismo znali prije 10 godina. Naime, količina svjetskog znanja se u posljednjih 10 godina udvostručila.
I zato: «Nađi vremena…
Nađi vremena za posao,
to je tajna uspjeha.
Nađi vremena za razmišljanje,
To je tajna snage.
Nađi vremena za igranje,
To je tajna mladosti,
Nađi vremena za čitanje,
To je osnova znanja.
Nađi vremena za ljubaznosti,
To su vrata za sretan život.
Nađi vremena za sanjanje,
To je put k zvijezdama.
Nađi vremena za ljubav,
To je istinska životna radost.
Nađi vremena za radost,
Ona je muzika duše.
Nađi vremena za planiranje,
Onda ćeš imati vremena za sve druge stvari.»
(irska pjesma)
